Práticas de segurança on-line para empresas de logística

16/07/2015

A importância do desenvolvimento de boas práticas de segurança na internet cresce na mesma proporção que relacionamentos e negócios on-line se estabelecem num mundo altamente conectado. É sabido que a rede mundial permite a abertura de portas e grandes oportunidades, mas, igualmente, expõe tanto as pessoas físicas e jurídicas a riscos causados por qualquer descuido no ciberespaço. Em relação às empresas brasileiras de logística, percebe-se, infelizmente, que cometem alguns equívocos quanto ao tema e não se preparam devidamente para prevenir sabotagens internas e externas via internet.

Por exemplo, notícias sobre filmagem de acidentes viários evidenciam que as informações sobre o Marco Civil da Internet, em vigência há pouco mais de um ano, e suas consequências não foram adequadamente transmitidas aos colaboradores de determinadas empresas do setor. Isso ocorre porque a área de logística não investe diretamente no treinamento de profissionais terceirizados, não define claramente como será a prestação de serviços e, muito menos, se os responsáveis por transportar mercadorias têm permissão para utilizar dispositivos móveis durante o trabalho.

Além da utilização indevida da internet móvel pelos funcionários, os problemas de segurança no segmento podem aparecer em outras formas a partir do uso intensivo das tecnologias nas operações, no relacionamento com o mercado e no monitoramento de cargas. Assim, as empresas de logística, em suas operações, devem se atentar para políticas trabalhistas claras, especificar e determinar o uso da internet, e-mail e dispositivos móveis. Também precisam dispor de sites que tenham termos de uso e política de privacidade, sendo direcionados tanto aos colaboradores quanto a clientes e demais parceiros.

As empresas podem definir os níveis de acesso das equipes de trabalho e coordenar a interação em tempo real destas quando em campo por meio de sistemas desenvolvidos dentro das atribuições e funcionalidades próprias. O empregador pode e deve fiscalizar o funcionário, o que faz parte do seu poder diretivo, e devem preparar os colaboradores para o uso consciente e seguro do ambiente virtual, dentro e fora das suas dependências. Afinal, não há como fazer a repreensão sem fornecer educação como forma preventiva.

Para estabelecer programas eficazes a fim de evitar problemas de segurança, as empresas podem, inicialmente, contratar profissionais de Tecnologia da Informação aptos a fiscalizar o que ocorre nos computadores e redes WiFi da empresa. Estes devem ser treinados com as ferramentas específicas de controle, de acordo com a plataforma usada pela empresa, e conscientizados sobre as consequências jurídicas dos atos praticados.

Além disso, o segmento deve fazer um acompanhamento contínuo da marca nas redes sociais, desenvolver políticas estruturadas e juridicamente embasadas na lei brasileira para vigiar. Dessa forma, pode aplicar eventuais punições para aqueles que porventura causarem prejuízos para a empresa independente se forem funcionários, clientes ou terceiros. Deve-se ainda considerar uma periodicidade para redefinição dos padrões de segurança on-line que precisam ocorrer semestralmente para os termos de uso e mensalmente para o perfil dos usuários.

Quando se trata da transmissão de dados para a Receita Federal, há a própria questão da segurança das informações e sempre existe o perigo de falhas que ocasionem, posteriormente sanções e penalidades tributárias. Para minimizar riscos e evitar prejuízos, recomenda-se a auditoria dos arquivos do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped) antes do envio para a RFB. É necessário um olhar jurídico, capaz de prever as possibilidades de infração tributária e criminal dos dados enviados – apenas a área fiscal e TI não terão como assumir sozinhas o risco do envio de informações equivocadas, que poderão causar prejuízos milionários à empresa.

Já para desestimular a existência de cargas clandestinas em meio as regulares, as empresas deverão adotar medidas como planilhas com detalhes de itinerário, abastecimento dos veículos em locais seguros, treinamento dos colaboradores para o uso dos equipamentos de segurança assim como a revisão periódica dos mesmos. Um cuidado redobrado deve ser feito com o carregamento das cargas, que pode ser incompleto ou equivocado e, por isso, precisa a mercadoria estar de acordo com as guias e notas de transporte.

Medidas simples também podem ser adotadas como a atualização contatos dos destinatários, fechamento das cabines com chave, verificação se selagem está intacta e, no descarregamento, se corresponde aos números da entrega bem como avaliar peso e quantidade.

Por fim, é válido ressaltar que todas as políticas de comunicação, para orientar os conteúdos disponibilizados por estas empresas na web, devem ser desenvolvidas com fundamento na lei vigentes. Deverão também observar a proteção de dados e informações da empresa e dos clientes, manter a comunicação rápida e sigilosa e garantir a excelência na prestação dos serviços de logística.

Autora: Ana Paula Lazzareschi.

Fonte: Transvias.