Documentos digitalizados com os mesmos efeitos legais de seus originais

30/03/2020

O Governo Federal publicou no Diário Oficial da União (DOU) do dia 19/03/2020, o Decreto 10.278, de 18 de Março de 2020, que passou a vigorar na mesma data e que regulamenta o disposto no inciso X do caput do art. 3º (arquivar qualquer documento por meio de microfilme ou por meio digital, conforme técnica e requisitos estabelecidos em regulamento, hipótese em que se equiparará a documento físico para todos os efeitos legais e para a comprovação de qualquer ato de direito público) da Lei nº 13.874/2019 (que institui a Declaração de Direitos de Liberdade Econômica, dentre outros), e no art. 2º-A (fica autorizado o armazenamento, em meio eletrônico, óptico ou equivalente, de documentos públicos ou privados, compostos por dados ou por imagens, observado o disposto nesta Lei, nas legislações específicas e no regulamento) da Lei nº 12.682, de 9 de julho de 2012 (que dispõe sobre a elaboração e o arquivamento de documentos em meios eletromagnéticos), e estabelece a técnica e os requisitos para digitalização dos documentos públicos ou privados, a fim de que os documentos digitalizados produzam os mesmos efeitos legais dos documentos originais.

O referido Decreto aplica-se aos documentos físicos digitalizados que sejam produzidos por pessoas jurídicas de direito público interno, ainda que envolva relações com particulares e por pessoas jurídicas de direito privado ou por pessoas naturais (físicas) para comprovação perante: pessoas jurídicas de direito público interno ou outras pessoas jurídicas de direito privado ou outras pessoas naturais.

Não se aplica o regulamento aos documentos nato-digitais, que são documentos produzidos originalmente em formato digital, documentos referentes às operações e transações realizadas no sistema financeiro nacional, documentos em microfilme, documentos audiovisuais, documentos de identificação e de porte obrigatório.

Os procedimentos e as tecnologias utilizados na digitalização de documentos físicos devem assegurar a integridade (estado dos documentos que não foram corrompidos ou alterados de forma não autorizada), a rastreabilidade, a auditabilidade dos procedimentos empregados, o emprego dos padrões técnicos de digitalização para garantir a qualidade da imagem, da legibilidade e do uso do documento digitalizado, a confidencialidade quando aplicável e a interoperabilidade entre sistemas informatizados.

O documento digitalizado destinado a se equiparar a documento físico para todos os efeitos legais e para a comprovação de qualquer ato perante pessoa jurídica de direito público interno deverá:

a. Ser assinado digitalmente com certificação digital no padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil);

b. Seguir os padrões técnicos mínimos e conter, no mínimo, os metadados (dados estruturados que permitem classificar, descrever e gerenciar documentos) especificados, respectivamente, nos Anexos I e II do Decreto.

Em casos que envolvam relações entre particulares, qualquer meio de comprovação da autoria, da integridade e, se necessário, da confidencialidade de documentos digitalizados será válido, desde que escolhido de comum acordo pelas partes ou aceito pela pessoa a quem for oposto o documento, desde que o documento digitalizado observe os requisitos técnicos descritos no parágrafo acima.

O processo de digitalização poderá ser realizado pelo possuidor do documento físico ou por terceiros, cabendo ao primeiro, a responsabilidade perante terceiros pela conformidade do processo de digitalização, e na hipótese de contratação de terceiros pela administração pública federal, o instrumento contratual preverá a responsabilidade integral do contratado perante a administração pública federal e a responsabilidade solidária e ilimitada em relação ao terceiro prejudicado por culpa ou dolo; e os requisitos de segurança da informação e de proteção de dados, nos termos da legislação vigente.

A Receita Federal do Brasil, por meio do Portal Siscomex (Pucomex), publicou  as “Notícias Siscomex” de número 017 e 018 de 2020, que esclarecem (em seu teor consolidado) que os documentos originais instrutivos no processo de importação (conhecimento de carga, fatura comercial etc.), que sejam digitalizados nos termos do Decreto e que contenham todos os requisitos obrigatórios do documento físico, terão os efeitos legais dos documentos originais para fins de despacho de importação, sendo dispensada a sua apresentação em meio físico. Neste contexto o documento digitalizado poderá ser aceito pelos recintos alfandegados em cumprimento a previsão contida no inciso IV, do artigo 54, da IN SRF nº 680, de 02 de outubro de 2006 (que disciplina o despacho aduaneiro de importação e neste inciso, sobre as condições e requisitos para a entrega ao importador).

O armazenamento de documentos digitalizados assegurará a proteção do mesmo contra alteração, destruição e, quando cabível, contra o acesso e a reprodução não autorizada, e a indexação de metadados possibilitará a localização e o gerenciamento do mesmo, e a conferência do processo de digitalização adotado.

Após o processo de digitalização realizado o documento físico poderá ser descartado, desde que não apresente conteúdo de valor histórico. Os documentos digitalizados sem valor histórico serão preservados, no mínimo, até o transcurso dos prazos de prescrição ou decadência dos direitos a que se referem.

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